Levantamiento de procesos

Nuestra empresa, S.I - Tecno G17 actualmente se encuentra trabajando con un cliente para implementar un sistema de información, ya que una organización central requiere la información que recopila el cliente para poder realizar un estudio sobre este tema. El cliente no solo recopila información en su establecimiento, sino que también recibe datos tomados por otras entidades menores, los cuales se mandan al cliente.

Nuestra tarea se enfocaba en generar un sistema central de información al que el cliente y la organización central pudieran acceder, de tal manera que la información fuera de fácil acceso, y que se encontrara en un formato estándar, para facilitar el trabajo. Además, esta información debe ser asegurada, para mantener la confidencialidad de los involucrados, y para evitar pérdidas de información.

Para poder lograr esto,  nuestra empresa levantó una serie de procesos, los cuales van desde la recopilación de información, hasta el tema de la trazabilidad de la información una vez que se encuentra en el sistema. De manera general, estos fueron los procesos levantados por S.I - Tecno G17.

El primer proceso levantado fue la recopilación de información, el cual fue realizado principalmente por agentes que trabajan para el cliente, los cuales fueron orientados en una forma estándar de obtener la información, de manera que se hiciera más fácil el trato con los datos obtenidos en pasos posteriores del proceso.

Luego ocurrió el registro de la información, el cual es guiado por los encargados de nuestra empresa, quienes enseñan a los empleados del cliente como utilizar el sistema para que los datos puedan ser ingresados de manera correcta. Así, se evita que en el control de calidad se pierdan datos por haber sido mal ingresados.

Luego claramente esta el control de calidad, llevado a cabo principalmente por el software instalado en el sistema de información, el cual se encarga de filtrar los datos ingresados, eliminando aquellos que se encuentren en el formato equívoco, o que tengan información faltante, (por ejemplo, que falta la fecha). De esta manera se eliminan las entradas que no agregarían valor a la hora de entregar estos datos a la organización central.

Luego, tras realizar el control de calidad, se almacena la información, para que esta se encuentre segura a largo plazo. Además se crea una copia de seguridad de los datos para evitar posibles pérdidas, y se almacena de tal forma que después la organización central pueda acceder a ella sin problemas.

Tras esto, se encuentra el tema de la accesibilidad. La importancia de esto es que dentro de la información ingresada, la cual es abundante, un empleado de la organización central, o del cliente si llegase a ser necesario, debe ser capaz de llegar a información particular sin problemas y en un formato que facilite su trabajo, por lo que estas herramientas deben estar presentes en el sistema de información construido para el cliente.

Finalmente, está el tema de la trazabilidad. Si bien es importante poder acceder a los datos, esto no sirve de nada si no se puede descubrir de donde vinieron, por lo que la información necesaria para poder llegar a la fuente, si bien se encuentra codificada para evitar filtraciones a agentes externos, esta información se encuentra en un formato que permite seguirla hasta su fuente, para así tomar acción si es necesario.